Az elmúlt néhány évben sok mindent elolvastam, ami az időgazdálkodás és időmenedzsment témakörébe vág. Rengeteg anyag van kint a neten, akadnak kifejezetten jók, de a legtöbbje bizony olyan, amelyek böngészése közben csak bólogatunk, hogy “ja, ezt tényleg így kéne csinálni”. A sima hétköznapok gyakran teljesen máshogy néznek ki, mint a sokszor felvázolt optimális esetek…

Őszinte leszek veled – egy ponton besokalltam az olyan cikkektől, amelyekben csak olyan tippeket adnak mások, hogy:

• “Vezess feladatlistát!” – Wow, tényleg? Ez biztosan megoldja az összes problémámat…
• “Tartsd észben a 80/20-as szabályt!” – Oké, mégis honnan tudom, hogy melyik az a bizonyos 20%…?
• “Tervezd meg előre a heted!” – Ezzel nincs gond, de mégis mi van váratlan helyzetek esetén?
• “Kelj fel korábban!” – Igen, mind tudjuk, hogy a sikeres emberek korán kelnek, de tényleg csak korai ébresztővel lehet hatékony az ember…?

Sorolhatnám még tovább, de egy a lényeg: ezek a tanácsok gyakran több frusztrációt okoznak, mint amennyit segítenek. Tudod, hogy mi a legérdekesebb? Az, hogy ezeket valójában mind tudod Te is. Ha egy helyre gyűjtenéd az összes ilyen tuti tippet, akkor még egy könyvet is kiadhatnál belőle. (Kérlek, ne csináld.)

Gyakran hallom vissza ismerősöktől vagy éppen az olvasóktól: “nem vagyok jó az időgazdálkodásban.”

Egy kérdés: nem lehet, hogy az a nem jó, amit eddig megtanultál?

Úgy gondolom, hogy a jelenlegi formájában ismert és elterjedt időgazdálkodás egyszerűen nem működik.

Ezt pedig úgy mondom, hogy rengeteg dolgot kipróbáltam a saját bőrömön. Elolvastam híres könyveket, megvettem több online videókurzust, és sok pénzt költöttem tanulásra, mert cégvezetőként számomra a produktivitás egy NAGYON égető probléma volt. Előfordultak olyan megoldások, amelyek tetszettek, de a legtöbb bizony komoly frusztrációt hozott magával – sokszor olyan érzésem volt, mint ha valamit rosszul csinálnél és velem lenne baj…

A tesztelésben hiszek, ezért sokat kísérletezem magamon. Megfigyeltem, mikor vagyok a legproduktívabb, mi az, ami működik és ami nem, és azt vettem észre, hogy sok esetben a javasolt dolgok totális ellenkezője vezetett eredményre. Most már tisztábban látom, hogy miért is olyan nehéz az, hogy “jó” legyen az időbeosztásunk.

Ajánlott online előadás:

Ebben a bejegyzésben összegyűjtöttem, hogy melyek voltak azok az időgazdálkodási alapelvek, amelyek totális tévútra vittek, és amelyeken keresztülnézve komolyan tudtam javítani a produktivitásomon. Ez most egy olyan gondolkodásmódot formáló poszt, amely segíthet neked is átalakítani a fejedben lévő dolgokat, és amely hatására sikerülhet újraértékelni azt, amit eddig “időmenedzsment” címszó alatt megtanultál.

Az alábbi fejezetekből épül fel az írás:

1. Mindenáron az időnket akarjuk beosztani
2. Az idősávra koncentrálunk az eredmények helyett
3. Azt hisszük, hogy a több feladat jobb eredményeket hoz
4. Túlzottan ragaszkodunk az eredeti tervhez

Szóval, miért tűnik olyan nehéznek a hatékony időgazdálkodás?

Elsősorban azért, mert…

1. Mindenáron az időnket akarjuk beosztani

Sokszor kérdezik meg tőlem, hogy mi az a #1 hiba, amit nem szabad elkövetni, ha igazán hatékonyak szeretnénk lenni. Ilyenkor kicsit mosolygok, és azt mondom, hogy ez éppen az első dolog, amit az időgazdálkodással kapcsolatosan megtanultunk: ne az időnket akarjuk beosztani.

Miért?

Azért, mert nem a kevés idő a valódi probléma.

Az idő sokkal inkább egy kifogás, és tudjuk, hogy nagyon könnyű másra, egy tőlünk kívülálló dologra terelni a figyelmet. Egyszerű azt mondani, hogy “de hát olyan kevés időm van…”, ahelyett, hogy teljes őszinteséggel megvizsgálnánk, hogy mi van mélyebben. Szerinted ha kapnál naponta 2 extra órát, akkor az hirtelen megoldaná az összes problémádat?

Pszichológiailag érdekes folyamat ez. Megkérdeztem több cégvezetőt, hogy mi korlátozza őket abban, hogy mindig időre befejezzék azt, amit elterveztek. A 90%-uk pontosan ugyanazt mondta:

“Rossz az időbeosztásom”

Sokkal egyszerűbb egy harmadik dologra (ebben az esetben az időbeosztásra) fogni azt, hogy miért küzdenek az idejük menedzselésével. A helyzet viszont az, hogy ezt mindenki saját maga tartja kézben (nem kell ehhez még cégvezetőnek sem lenni), és valójában nem érdemes panaszkodni olyan dolgok amiatt, amire hatással tudunk lenni.

Oké, de mi a megoldás?

Az, hogy elvonatkoztatunk az időtől és nem percekben vagy órákban gondolkozunk. Ha időkorlátokat szabunk magunknak, akkor az automatikusan magával fogja hozni a frusztrációt. Tény, hogy bizonyos esetekben a határidő motiváló tud lenni, de nem attól leszünk produktívabbak, ha minden egyes teendődnél megszabjuk, hogy mennyi időt fogunk rá szánni. A megoldást máshol érdemes keresni, ezért menjünk is tovább a következő pontra.

2. Az idősávra koncentrálunk az eredmények helyett

Azzal, hogy betáblázzuk előre a hetünket, nem könnyítjük meg a helyzetünket. Mégpedig azért, mert ritkán számolunk azzal, hogy az időközben előbukkanó információk hatására változhatnak a prioritások.

Mégis hogyan tudjuk azt megítélni hétfő reggel, hogy csütörtökön mi lesz a legfontosabb dolog?

Rengeteg minden történhet akár pár óra alatt is, éppen ezért a teendőinkre szánt energiát érdemes a lehető legrugalmasabban kezelni.

Ha megszabjuk, mire mennyi időt fordítunk, akkor nem csak a teljesítménykényszerrel járó rossz érzés fog megjelenni, hanem hajlamosak lehetünk arra, hogy a valóban fontos dolgokon gyorsan “túl legyünk”. Az igazán fontos feladatokba viszont megéri többszörösen belerakni az energiát, mivel így az eredmények is a többszörösére fognak nőni.

Íme egy konkrét példa:

Korábban éppen szerződéshosszabbítás előtt álltunk az egyik partnerünkkel. Tudtam, hogy egy lényegretörő prezentációban nagyon jól be tudom mutatni az együttműködés alatt elért eredményeket, ezért ez tényleg egy fontos feladat volt. Mégis mennyi idő összerakni egy 10 slide-os prezentációt, amihez az összes infóm megvan? Kb. 1 óra alatt tök kényelmesen meg lehet csinálni.

Be is fejeztem ennyi idő alatt. Utána viszont azt éreztem, hogy jobban ki kéne hangsúlyozni az egyes részeket, és fel is kéne készülnöm az esetlegesen felmerülő kérdésekre. Akár tovább is mehettem volna a következő feladatomra azzal az indokkal, hogy “erre ennyi időt terveztem, ne tököljek, jó lesz az…”, viszont inkább fogtam magam, és rászántam 3 órát, hogy minden apró elem a helyére kerüljön.

Az eredmény?

Egy lenyűgöző prezi, ami fantasztikusan összeállt, minden kérdésre mondtam az egyenes válaszokat, és tényleg lehetett látni, hogy megcsináltam a “házi feladatot”. 3x annyi energiát raktam bele, mint ami reális volt és előzetesen elterveztem volna, de ezzel szemben az eredmény már nem a 3x-osa, hanem a 10x-ese lett!

Igencsak meggyőző volt, hogy egy nagyon átgondolt ajánlatot kapott a partnerünk, plusz ezzel azt is megmutattam neki, hogy ha egy prezibe ennyi energiát rakok, akkor a közös munkához is hasonlóan állok majd hozzá.

Sokkal többre megyünk azzal, ha a valóban fontos feladatainkra koncentrálunk, és nem pedig úgy gondolkozunk, hogy “erre X időt terveztem, tovább kell mennem a következőre, hogy mindent be bírjak fejezni”. Ne zavarjon az, hogy kevesebb dolgot tudsz majd megcsinálni – erről szól a következő pont.

3. Azt hisszük, hogy a több feladat jobb eredményeket hoz

Valószínűleg te is belefutottál már abba, hogy egy napra beterveztél mondjuk 10 feladatot, de csak 8-cal tudtál végezni. Emlékszel, hogy milyen érzés maradt benned?

Igen, valószínűleg nem túl jó…

Nyugi, ilyen esetben teljesen normális reakció az, hogy nem arra koncentrálsz, hogy “ügyes voltam”, hanem inkább ostorozod magad amiatt, mert “már megint nem tudtam befejezni azt, amit elterveztem”. Az igazság az, hogy nem kell ahhoz 10 feladat, hogy sikeresnek érezd a napod: elég 1 darab teendő is, ha az olyan súlyú, ami valódi eredményeket hoz.

Előfordult már veled olyan, hogy csak 2-3 órát dolgoztál, de mégis olyan érzést adott, mint ha hatalmasat ugrottál volna előre? Valójában akkor fogsz lendületesen haladni a céljaid felé, ha minden egyes nap van egy ilyen teendőd és rajta tartod a fókuszt – ebben sokat tud segíteni például a Prioritások oldal.

Könnyű beleesni abba a csapdába, hogy csak írod, írod és írod a feladatokat a to-do listára, amelyeket szépen el is végzel, viszont nem állsz meg egy pillanatra és teszed fel a kérdést: amit most csinálok az tényleg fontos…?

Az igazság az, hogy:

Akkor leszünk igazán hatékonyak, ha a lehető legkevesebb feladatot csináljuk meg.

Igen, ez komoly, és akár érdemes még egyszer elolvasni az előző mondatot. Akkor vagyunk igazán ügyesek, ha a lehető legkevesebb lépésből tudunk eljutni a lehető legmesszebbre. Nem azon múlik a siker, hogy sokat dolgozunk, hanem sokkal inkább azon, hogy a legjobb eredményeket hozó feladatokba fektetjük az energiánkat.

Végül pedig még azért is érezhetjük nehéznek az időgazdálkodást, mert…

4. Túlzottan ragaszkodunk az eredeti tervhez

A legtöbb időgazdálkodással kapcsolatos anyagban meglehetősen nagy szerepet tulajdonítanak a tervezésnek. Ez rendben is van, viszont ahhoz már nem kifejezetten adnak támpontokat, hogy mi történik akkor, ha valamilyen oknál fogva ettől el kell térni. Mert azért valljuk be, ritkán van olyan, hogy valamit kigondolunk, és pontosan ugyanúgy meg is tudjuk valósítani – ez különösen igaz akkor, ha több hetet és hónapot átölelő dologba vágunk bele…

Ha valamit előre eltervezünk, akkor szeretünk ragaszkodni az eredeti elképzeléshez. Ezzel szemben, ha valamilyen oknál fogva nem tudjuk ezt tartani, akkor előtör a frusztráció. Ekkor pedig jöhetnek azok a gondolatok, hogy:

“Ezt sem tudtam megcsinálni…”

“Ehhez én talán kevés vagyok…”


“Valami baj lehet velem…”

A helyzet az, hogy sokszor több energia megy el arra, hogy próbáljuk tartani magunkat az eredeti elképzeléshez, mintha újraértékelnénk a helyzetet.

Semmi gond, ha nem éppen úgy alakult a napunk vagy hetünk, mint ahogy elterveztük. Azzal, hogy minden áron ragaszkodunk az eredeti elképzeléshez, sokszor meglehetősen visszafogjuk magunkat.

Igen, nagyszerű dolog a tervezés, ugyanakkor azzal, ha rugalmasabban kezeljük a teendőinket és az időnket, sokkal jobb eredményeket érhetünk el. Bátran térjünk el az eredeti tervtől, és nyugodtan értékeljük újra akár nap közben is a prioritásokat – különösen akkor, ha azt érezzük, hogy megfojt a sok feladat (én jellemzően ilyenkor szoktam mindent “lesöpörni az asztalról”, és 100%-ban ráirányítani a fókuszomat a legfontosabb teendőm következő lépésére. Erről mesélek részletesebben a Mindset Kurzusban is.

Összefoglalva

Ahogy például egy fogyókúránál sem az elolvasott tuti receptektől és cikkektől fogunk lefogyni, úgy az időgazdálkodás és időmenedzsment esetében sem a kávé mellett végiggörgetett tippek fognak több időt csinálni nekünk. A gyors tanácsok gyakran több kárt okoznak, mint amennyi hasznot hoznak. Itt az idő felismerni, hogy az eddig megtanult dolgok képesek rossz irányba is elvinni bennünket.

Azzal, hogy betáblázzuk a napjainkat és próbáljuk a lehető legjobban beosztani az időnket, egy dolgot érünk el: korlátozzuk magunkat. 

Valójában úgy tudunk a legtöbbet fejlődni, ha átkeretezzük a fejünkben lévő dolgokat, és megpróbáljuk MÁSHOGY csinálni, mint eddig tettük. 4 rövid mondatban összefoglalom, hogy mit érdemes szem előtt tartni, ha igazán produktívak szeretnénk lenni:

1. Nem a kevés idő a probléma, hanem az, hogy minden áron be akarjuk osztani.
2. Ha egy igazán fontos feladatba 2x energiát rakunk bele, akkor az eredmény sokszor annak a tízszerese lesz.
3. Akkor vagyunk igazán hatékonyak, ha a lehető legkevesebb lépésből jutunk el a célig.
4. Érdemes bátran változtatni az eredeti terven, mivel sokszor több energiát égetünk el “foltozgatással”, mint az újratervezéssel.

Van benned valami, amit szívesen hozzátennél a fentiekhez? Bátran írd meg a hozzászólások között.