Az egyik cégvezető ismerősöm állandóan arra panaszkodott, hogy nincs ideje olvasni. Rengeteg feladatot megcsinált naponta, csak éppen arra nem jutott energiája, hogy legalább egy fél órát szánjon az aktuális könyvére, amelyből nem mellesleg tanulhatott is. Amikor mesélt róla, szinte éreztem a fájdalmat a szavaiban:

“Tudod, bármit csinálok, egyszerűen nem fér bele. Este, amikor beesek, már a családdal foglalkozom, reggel a gyerekeket viszem suliba és oviba, a kettő között pedig ezerrel dolgozom, hogy minden rendben menjen a cégnél.”

Hónapok óta nem végzett egyetlen könyvvel sem. Ez egy olyan probléma volt neki, amely minden egyes nap ott volt a fejében. Sikeres cégvezető, van családja és egy totálisan zsúfolt élete – annak ellenére, hogy fontos neki az olvasás, hiszen így tanulhat újabb és újabb dolgokat, mégsem csinálja, mivel a napi tűzoltás és a különféle apró feladatok elviszik az idejét.

Kereste a megoldást, de elege lett az olyan produktivitási tippekből, minthogy „kelj fel korábban”, “írd fel a feladatlistádra” vagy “készítsd ki az éjjeliszekrényedre a könyvet”. Ő úgy szeretett olvasni, hogy nyugodtan leül és legalább fél órára bele tud merülni, amit abszolút megértek, mert én is pontosan így szeretem csinálni.

Úgy döntöttem, segítek neki, hogy megértse a “nincs időm”-mítoszt, magától fogalmazza meg a kellő lépéseket, és frusztráció nélkül tudjon időt szánni az olvasásra – méghozzá akkor, amikor csak ő szeretné. Ebben a bejegyzésben összegyűjtöttem azokat a dolgokat, amelyek őt is rávitték arra, hogy soha többé ne mondja azt: “nekem erre nincs időm”.

Hogyan Derítsd Ki, Mire Megy El Az Időd

Az oka annak, hogy valaki elkezd foglalkozni a produktivitással, többféle is lehet. Ha belegondolsz, akkor a Te életedben is különböző helyzetekben merül fel az a gondolat, hogy jobban menedzseld az idődet. Lehet, hogy hamarabb szeretnél végezni a napi teendőiddel, amelyet követően a családoddal vagy barátaiddal lehetsz, lehet az, hogy több energiát szeretnél elkeríteni a sportra vagy a hobbijaidra, vagy egyszerűen csak minél hamarabb több pénzt akarsz csinálni. Mindig van valamilyen oka annak, amikor megfogalmazódik benned: “bárcsak több időm lenne”.

Ha jó akarsz lenni abban, hogy a lehető leggyorsabban tudj haladni a dolgaiddal, először is azt szükséges kiderítened, mire megy el az időd. Addig nehezen fogsz tudni előre lépni, amíg nem tudatosítod, melyek azok a leginkább időrabló tevékenységek, amelyeket többnyire nem is szeretsz csinálni. Nem attól leszel produktív, hogy beosztod minden egyes másodpercedet, mert te is tudod jól, hogy mennyire frusztráló az, ha eltervezed, hogy valamire szánsz egy órát, és végül három lesz belőle, mert a kollégák megzavartak és még két telefonhívásod is jött.

Az a fontos, hogy tudd, miből tevődik össze a napod. Ennek a folyamatnak az a lényege, hogy szépen lassan azon teedők elől vedd el az időd, amelyeket nem szeretsz csinálni, és inkább szánd azokra, amelyek valódi eredményeket hoznak.

“Most akkor folyamatosan vezessem, mire mennyi időt szánok? De hát akkor másból sem fog álni a napom…”

Természetesen semmi értelme annak, ha több órád megy el az időd követésével, mint a tényleges teendők elvégzésével. Éppen ezért egy olyan megoldás kell, mely automatikusan tudja követni a munkád. Én erre a célra a RescueTime nevű alkalmazást használom, amely azt figyeli, melyik weboldalon vagy programban mennyi időt töltöttem el. Az első elindítás óta folyamatosan figyeli, miken dolgozom éppen – pontosan úgy, mint ha egy titkárnő ülne mellettem és feljegyezné az aktuális feladatomat és az arra szánt időt. Ha te is elkezded használni, akkor ilyen dolgokat fogsz látni:

Telepítsd fel a programot néhány perc alatt, indítsd el, és ne is figyelj rá többet. Ennek nem az a lényege, hogy állandó terrorban tarson – sőt, éppen ellenkezőleg: extra energia befektetés nélkül segítsen kideríteni, melyek azok a dolgok, amelyekre jellemzően sok időd megy el. Napközben ne nézegesd, egyszerűen csak hagyd futni a háttérben.

Meg fogsz lepődni, hogy a sokszor 1-2 percnek tűnő apróságok heti szinten hány órákat tudnak elrabolni tőled. A cél, hogy egy helyre gyűjtve lásd, mennyi energiádat viszik el azok a dolgok, amelyek igazából nem is fontosak számodra. Nálam például így derült ki, hogy a “megnézek gyorsan valamit” jellegű facebookozás hetente 5 és fél órámba került!

Ha a nap nagy részét nem számítógép előtt töltöd, akkor este szánj pár percet arra, hogy összeírod, milyen dolgokból tevődött össze a napod. A legegyszerűbb módja, hogy biztosan ne feledkezz meg erről az az, hogy szokást alakítasz ki belőle. Ha már látod, mire mennyi időd megy el, akkor itt az alkalom különbséget tenni két nagyon fontos dolog között.

“Aktív vagyok vagy produktív?”

Amikor elstartolt a cégünk és az első nagyobb fellendülés közepén voltunk, egyáltalán nem volt ritka, hogy naponta 16 órát ültem a gép előtt. Szinte nem is állt másból az életem csak munkából és alvásból. Szerettem ezeket az időket is, mert tudtam, hogy az álmomat építem, de mégis hiányoztak az életemből az olyan apró, viszont fontos dolgok, mint például az olvasás. Ehhez képest meglehetősen nagy a kontraszt a hétfői napomhoz képest, amikor is a közeli Starbucks-ban voltam:

Hogyan tudok a lehető legnagyobb nyugalom közepette, egy munkanapon, délelőtt 11 órakor egy kávézóban olvasgatni?

Úgy, hogy most már különbséget tudok tenni a között, hogy mikor vagyok aktív, illetve produktív. Biztosan te is érezted már azt, hogy egész nap dolgoztál, estére totálisan megsemmisültél, de mégis olyan érzésed volt, hogy nem haladtál szinte semmit sem előre. Ezzel szemben valószínűleg olyan is előfordult már veled, hogy benne voltál a lendületben és 2 óra alatt több mindent megcsináltál, mint máskor egy teljes nap alatt. Na, az első esetben aktív volt a napod, a másodikban pedig produktív.

Alapvetően ott van a nagy különbség a két fenti dolog között, hogy az aktív időszakok lefoglalnak, míg a produktívak 100%-ban eredményeket hoznak. Az, hogy kinek mi hoz eredményt, egyénenként változó. Nekem például az olvasás minőségi időtöltés, mert az üzleti könyvek révén egy csomó új dolgot tanulok. Ezeket a dolgokat a gyakorlatba bedobva pedig rendre szuper eredményeket érek el.

A napi szintű munkában is megvannak azok a dolgok, amelyek színtiszta eredményeket hoznak, ilyen például a marketingre fordított idő, mert tudom, hogy az pénzt hoz. A helyzet az, hogy napi 4-5 óránál többet nehéz igazán produktívan dolgozni. Igen, ülhetsz a gép előtt, de gondolom, abban egyetérthetünk, hogy az az esetek többségében egyáltalán nem jelenti azt, hogy eredmény is születik…

Ha már tudod, mire megy el az időd, akkor látni fogod, hogy valóban a jó dolgokkal foglalkozol-e. A cél az, hogy folyamatosan egyre kevesebb időt tölts az idegesítő feladatokkal, és az így nyert extra energiát az eredményeket hozó teendőkkel fordítsd. Csak a fontos dolgokkal foglalkozz, és állítsd fel prioritásokat – ez a következő lépés.

Döntsd El, Mi Élvez Prioritást

A legnagyobb probléma, amit az emberek el szoknak követni az az, hogy mindent fontosnak éreznek. És a helyzet bizony az, hogy jellemzően azokat helyezik előtérbe, amelyeket a legkönyebb megcsinálni. A sok kis apró teendő elvégzése pedig rendre oda vezet, hogy egy csomó időnk elúszik és azt érezzük, hogy nem csináltunk semmit sem…

Tudod, hogy mi a leggyakoribb kifogás, amikor valamilyen nehezebb dolgot kéne csinálni? Az, hogy “nekem erre nincs időm”. Pedig ha mélyen magunkba nézünk és brutálisan őszinték vagyunk magunkkal, akkor pontosan tudjuk, hogy ez nem igaz. Mit gondolsz, ha a köztársasági elnök hívna téged telefonon, hogy vegyél át egy díjat, akkor találnál rá néhány szabad órát…?

Na, ugye.

El kell fogadni, hogy vannak prioritást élvező feladatok. Ha már tudod, hogy mire megy el az időd, és melyek azok a teendők, amelyek a legütősebb eredményeket hozzák az életedbe, akkor könnyebben fogod tudni kezelni a prioritásokat. Legközelebb, ha azon kapod magad, hogy azt mondod „nincs időm”, akkor gondolkodj azon, hogy fontos-e neked az adott dolog. Ha nem, akkor egyszerűen csak engedd el és mondd az, hogy „bocs, nekem ez most nem prioritás”.

Minden egyes dolog, amit ma megcsinálsz, hatással lesz a jövődre. Amennyiben továbbra is apró időrabló feladatokkal töltöd el a napjaidat, akkor egészen egyszerűen nem fogsz előre lépni. Ezzel szemben, ha megkeresed azokat a dolgokat, amelyek az eredményeidért és a jobb életedért felelősek, akkor legközelebb nem lesz kérdés, melyik a fontos, mivel ezek a dolgok automatikusan fognak téged előre vinni.

Konklúzió

Ha sokat dolgozol és úgy érzed, hogy nem haladsz előre, az egyet jelent: valamit nem jól csinálsz. A “megpróbálom keményebben” helyett inkább okosabban oldd meg a dolgot, mégpedig úgy, hogy kideríted, melyek azok az apró időrabló tevékenységek, amelyeket napi szinten nem veszel észre, és amelyek nem hoznak valódi eredményeket.

Halogatás helyett csináld meg a következőket:

• kezdd el követni, pontosan milyen dolgokra megy az időd
• tegyél különbséget az aktív és a produktív időszakaid között
• priorizáld a feladataidat aszerint, amelyek számodra a legfontosabb eredményeket hozzák.

Ha legközelebb azt mondanád, hogy “erre nincs időm”, akkor egyszerűen csak mosolygj egyet és javítsd ki arra, hogy “nekem ez most nem prioritás”. Hidd el, hogy ha elkezdesz a fentiekre jobban figyelni, ütős eredményeket fogsz elérni.